Geheimhouding & gegevensverwerking

Dit addendum maakt integraal onderdeel uit van de opdrachtbevestiging met Opdrachtnemer (otherdings™) en en legt afspraken vast over geheimhouding, gegevensverwerking & samenwerkingsafspraken.

Toepasselijkheid Deze afspraken gelden voor alle samenwerkingen tussen Opdrachtgever en otherdings™. Ze vormen een aanvullend kader op de opdrachtbevestiging en de algemene voorwaarden van otherdings™. Afwijkingen zijn alleen geldig wanneer deze schriftelijk door beide partijen zijn overeengekomen. Wanneer bepalingen uit verschillende documenten elkaar tegenspreken, prevaleert dit document voor onderwerpen die betrekking hebben op vertrouwelijkheid, gegevensverwerking en samenwerking.

Vertrouwelijkheid Alles wat partijen in het kader van de samenwerking met elkaar delen en waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat het vertrouwelijk is, wordt ook als zodanig behandeld. Denk hierbij aan strategieën, concepten, marketingplannen, klantdata, rapportages, interne documenten, financiële informatie en toegang tot systemen. Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de samenwerking en niet gedeeld met derden zonder toestemming, tenzij dit noodzakelijk is voor het werk en de betreffende partij eveneens aan geheimhouding is gebonden.

Uitzonderingen vertrouwelijkheid De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die aantoonbaar al openbaar was voordat deze werd gedeeld, rechtmatig van een derde is verkregen of op grond van wet- of regelgeving moet worden verstrekt. Indien dit laatste het geval is, zal de ontvangende partij de andere partij - indien mogelijk - vooraf informeren.

Persoonsgegevens & AVG Wanneer in het kader van de samenwerking persoonsgegevens worden verwerkt, treedt Opdrachtgever op als verwerkingsverantwoordelijke en otherdings™ als verwerker. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de uitvoering van de opdracht, zoals marketingactiviteiten, communicatie, analyse of rapportage. otherdings™ verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk en bewaart deze niet langer dan nodig.

Beveiliging otherdings™ neemt passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens en vertrouwelijke informatie te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang. Wanneer werkzaamheden plaatsvinden binnen systemen of cloudomgevingen van Opdrachtgever, wordt toegang beperkt tot wat noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

Datalekken Wanneer sprake is van een (vermoedelijk) datalek dat betrekking heeft op gegevens van Opdrachtgever, meldt otherdings™ dit zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking. Indien nog niet alle details bekend zijn, kan aanvullende informatie later worden verstrekt. Opdrachtgever bepaalt vervolgens of en hoe het datalek gemeld wordt aan toezichthouders of betrokkenen.

Financiële & commerciële informatie Financiële gegevens, prijsafspraken, omzetinformatie, KPI’s, marketingbudgetten en andere commerciële informatie die tijdens de samenwerking worden gedeeld, worden altijd als vertrouwelijk beschouwd. Deze informatie mag uitsluitend worden gebruikt in het kader van de overeengekomen werkzaamheden.